Het jaar 2020 ligt inmiddels achter ons. Laten we focussen op het licht aan het einde van de tunnel in de hoop dat er dit jaar meer mogelijk is qua events. De klap die we in de branche vorig jaar hebben ervaren was heftig. Niet enkel voor bureaus en leveranciers, maar ook voor opdrachtgevers.
We vroegen Marc Awater, communicatieadviseur en eventorganisator bij UWV, hoe hij deze periode ervaart.
Hoe gaat het met je?
“Goed, voldaan, maar het is een zeer drukke tijd geweest met diverse online events, waarbij je heel veel leert, maar wat ook erg veel extra tijd kost. Een online event is nu eenmaal een andere tak van sport dan een offline congres en dat maakt het soms best ingewikkeld. Maar we kunnen trots zijn: we hebben mooie online meetings, of eerder bijna televisieshows, georganiseerd én ook geleerd dat we voor kwaliteit staan en soms iets niet moeten laten doorgaan.”
Wat voor events organiseerde je in pre-coronatijd?
“Dat is heel divers. Ik organiseer jaarlijks de nieuwjaarsreceptie op het hoofdkantoor voor 800 UWV-ers en de dag daarna voor de Raad van Bestuur en stakeholders. Verder verzorg ik elke drie maanden COMinMOTION, een event voor de communicatieprofessionals van UWV.
Ook de presentatie van het jaarverslag voor de landelijke media regel ik qua locatie, evenals de UWV sportdag voor zo’n 1.600 tot 1.800 medewerkers. Daarnaast natuurlijk wat losse events die op het pad komen en natuurlijk het Werkgeverscongres die op vier locaties voor ongeveer 700 personen per locatie plaatsvindt.”
Wat is er sinds de coronacrisis met die events gebeurd?
“In eerste instantie stonden we even in de freeze-stand. Gelukkig waren we hoofdzakelijk bezig met de lange termijn congressen, dus daar konden we gewoon mee doorgaan vanuit de gedachte dat het virus wel zou overwaaien. Naarmate de tijd vorderde werd duidelijk dat we nog lang met deze bijzondere omstandigheden te maken hebben. Daarop zijn we drie routes gaan bewandelen, namelijk de versie waarin alles weer live kon, de hybride versie waarin alles op anderhalvemeter afstand plaats moest vinden met livestreams of de variant waarin we volledig online gingen.
De sportdag, voor ruim 1.800 collega’s, die in juni zou plaatsvinden, hebben we helemaal geannuleerd. En COMinMOTION werd CALLinMOTION waarin we mensen lieten ‘inbellen’ in een online event die we bij de eerste editie in een streaming studio in Utrecht opnamen. Iedereen ontving daarbij ook een borrelbox. Dat was toen echt nog nieuw. Inmiddels zoek ik voor elke editie weer naar vernieuwende invalshoeken.
Voor de vertrekkende voorzitter Raad van Bestuur organiseerden we een hybride afscheid in talkshowsetting in World Forum Den Haag. Het is heel vreemd om daar met de maximale vijftig personen aanwezig te zijn, terwijl het normaal krioelt van de gasten op zo’n locatie.
Verder hadden we een weergaloos begin van 2021! We organiseerden een nieuwjaarsreceptie die we omdoopten tot de UWV Nieuwjaarsradioshow, waarvoor we op het hoofdkantoor een etage ombouwden tot radiostudio. Radio DJ Sander de Heer was de host, samen met een collega van het UWV als sidekick.
Het werd een heel persoonlijk samenzijn met een lach en een traan. Medewerkers konden verzoeknummers aanvragen via ons interne platform (we zijn werkelijk waar overspoeld), maar ook vertelden medewerkers die corona hadden gehad hun verhaal, Douwe Bob speelde recht uit het hart enkele liedjes en de Raad van Bestuur vertelde een zeer betrokken verhaal. Het zorgde echt voor verbinding. Het was een compleet en ijzersterk programma en ook nog eens super goed bekeken in het land. Met dit format bereikten we dus niet alleen collega’s van het hoofdkantoor, maar alle 19.000 UWV-medewerkers Het was een programma waar ik, samen met het hele team die eraan meewerkte, heel trots op ben.
Los daarvan ervaar ik dat ook collega’s in de regio nu gemakkelijker events kunnen realiseren nu we veelal online zijn. Dezelfde ontwikkeling vertaalt zich in allerlei vormen van interne communicatie, waarin allerlei online initiatieven zijn genomen om met collega’s uit verschillende delen van het land met elkaar te overleggen. Dat is de winst van corona, want dat hadden we anders niet zo snel bedacht.”
Hoe zie jij de toekomst van events voor je?
“Ik geloof wel dat we, na het vaccineren, de anderhalve meter gaan loslaten en daardoor weer fysiek bij elkaar gaan komen. Dat is maar goed ook, want menselijk contact is heel belangrijk. Als collega’s onderling, maar ook met onze diverse doelgroepen.
Maar ik geloof wel dat we als organisatie de komende tijd sowieso een online alternatief moeten blijven bieden. Je kunt mensen niet verplichten om ergens heen te gaan.
Overigens kan ik mij wel voorstellen dat de eisen ten aanzien van hygiëne en veiligheid strenger worden. Dat op een locatie waar normaal 700 gasten terecht kunnen, nu nog maar 500 gasten worden toegelaten. Of dat we onze nieuwjaarsreceptie op kantoor moeten opsplitsen. Sowieso zullen ook online events deels blijven bestaan.”
Waar ben je op dit moment naar op zoek?
“Ik denk dat het voor veel organisatoren geldt, maar ik ben vooral op zoek naar de verschillende vormen waarin je een online event kunt organiseren. Op een gegeven moment heb je de vorm met de Mentimeter en een presentator wel gehad. Kijkers moeten echt geprikkeld blijven, dus de vraag is hoe je dat continu verrassend kan doen.”
Wat zou je tegen jouw collega’s in de branche willen zeggen?
“Blijf niet in de freeze-stand staan. Er is echt licht aan het einde van de tunnel. Probeer dus binnen de tak van sport die je bedient een online variant te verzinnen. En bereid je voor dat online altijd zal blijven bestaan, zodat je niet achter de feiten aanloopt door te denken dat je het wel uitzingt tot we weer bij elkaar mogen komen. Het wordt echt niet vanzelfsprekend weer helemaal het oude.”
Beeld: Janita Sassen (header)
