Op 23 mei vond de derde editie van NXTMICE plaats. In een aangescherpt format, met focus voor het samen ontdekken en creëren van de toekomst van de MICE branche. Op deze vierde donderdag van mei werd ingezoomd op vier pijlers die onze branche beïnvloeden en praktische handvatten gedeeld waarmee wij als event professionals het verschil kunnen maken.
Wij waren erbij in Postillion Convention Centre Den Haag om te ervaren hoe het initiatief door de live (én in de ochtend online) aanwezigen werd ontvangen.
Ambitieus doel
Enkele weken terug hoorden we van mede-organisator Erik-Jan Ginjaar dat ze met NXTMICE een ambitieus doel voor ogen hebben. “Door alle grote ontwikkelingen in de samenleving is de behoefte groter dan ooit om een thermometer-moment te creëren, samen met de branche.”
De toon werd in de ochtend meteen gezet. Strak in de camera kijkend deelde Erik-Jan Ginjaar de ‘State of the Industry’ – de troonrede voor de branche. Deze werd zorgvuldig samengesteld aan de hand van interviews met experts en eerder georganiseerde X-RAY DIALOGUES, oftewel kennistafels met zogenoemde koplopers binnen én buiten de sector. Aansluitend werden de vier belangrijkste thema’s ( duurzaamheid, technologie, sociaal maatschappelijk en economie) uit de troonrede live aan tafel besproken met diverse experts. Dit alles onder het toeziend oog van zo’n 70 live aanwezigen en ruim 300 online kijkers (and more to come door ‘on-demand kijken’).
De middag was ingericht voor X-LAB SESSIONS: hands-on workshops waar de ruim 100 aanwezige gasten op basis van de vier thema’s tools zouden ervaren om met een andere blik naar de branche te kijken. De middag werd na een plenair slot waar ‘the secret’ van onze branche zou worden onthuld, afgesloten met een borrel. Net als de verdere f&b-verzorging was deze volledig plant-based. Nice!
Met welke (troon)rede georganiseerd?
Dan vraag je je nu wellicht af; moet ik daar de volgende keer bij zijn? Absoluut! In de veronderstelling dat deze eerste editie (na een doorstart na twee eerdere edities in covid-tijd) als Xperiment werd gezien. En de deelnemende partners het concept verder aanscherpen om bepaalde elementen sterker terug te laten komen.
Enkele dagen na het event spraken wij Kim van Velzen, vanuit Postillion Hotels als partner betrokken, om terug te kijken op NXTMICE. Vooral omdat we benieuwd waren naar bepaalde keuzes in het programma. De beschrijving op de registratiesite beloofde namelijk grote impact in het programma en rondom de vier genoemde thema’s. Helaas deed de conceptuele inhoud niet altijd recht aan het verder zeer goed verzorgde stage design en de verrukkelijke plant-based (!) catering. Alsof onder tijdsdruk of door wisselende belangen soms onhandige keuzes zijn gemaakt. Dit laat ook de complexiteit van event design maar weer eens zien.
Soms lastige keuzes maken
“Ik kijk terug op een geslaagde eerste editie, met een mooie groep gasten, fijne experts en een sterke boodschap. Tegelijkertijd zien we ook ruimte voor verbetering,” aldus Kim. Zelf ervaarden we dit in bijvoorbeeld een uur lang tafelgesprek met enkel ‘witte mensen’ waarvan één vrouw. En in de sessies waarin wat gehaast input werd opgehaald i.p.v. nieuwe tools werden ervaren en de recap vervolgens in een plenaire sessie niet volledig zoals bedoeld uit de verf kwam.
“Ik snap wat je zegt. Echter moet je weten dat we ons enorm hebben ingespannen om een diverse groep experts te verzamelen. Dan blijkt dat de spoeling helaas erg dun is. Zonde, want we wilden graag meer diversiteit in het programma. Sterker nog, we hebben voor de troonrede bijvoorbeeld ook een doventolk willen inzetten, zodat ook slechthorenden dit online konden volgen. Geen van de 35 tolken die we hebben gebeld, waren beschikbaar. Dan moet je op gegeven moment toch de keuze maken om dit goedbedoelde initiatief niet voort te zetten.”
“Wat betreft de X-Lab Sessions; we hoopten door de vorm meer concrete output van de gasten te ontvangen om zo samen als branche handvatten voor de toekomst te creëren. Voor komend jaar gaan we kijken hoe we dit kunnen optimaliseren, zodat ook de plenaire afsluiting sterkere impact maakt.”
Kritisch met een reden, want geweldig initiatief
Aan het einde van het gesprek bleek dat er veel overeenstemming was in de genoemde feedback, maar het vaak ook genuanceerder ligt. Typisch geval van ‘Wat ervaar je als gast?’, ‘Wat deel je op voorhand als organisator?’ en ‘Wat zijn achter de schermen gesneuvelde initiatieven, ondanks harde inzet dit wel voor elkaar te krijgen?’
Des te gaver vinden we het, dat we door NXTMICE zijn uitgedaagd om in dit artikel een objectieve waarneming te delen van het event. Dat waarderen we enorm en geloof ons; dat lef maken we bijna nooit mee als redactie! Daarnaast siert het de partners van NXTMICE dat ze – namens de branche – de handschoen hebben opgepakt om proactief op de ontwikkelingen te willen inspelen in plaats van re-actief op besluitvorming van de overheid te wachten.
De volgende editie wordt ongetwijfeld een stuk sterker. We gunnen de branche organisaties, zoals degenen achter dit event, die tijd, energie en geld vrijmaken om ‘ons allen’ verder te helpen. Daarvoor grote complimenten. Nu met frisse energie op naar een mooi eerste convenant en volgend jaar een volgende editie van NXTMICE. Wij zijn er zeker bij!
Beeld: Nico Alsemgeest