Waar verreweg de meeste eventprofessionals de voorkeur geven aan live events, zoeken velen (tijdelijk noodgedwongen) het online spectrum op. Wij kijken in het nieuwe onderdeel ‘Klaar is case’ naar de mooiste online en hybride voorbeelden uit de branche. Terugkijkend op het event bespreken we met opdrachtgevers hoe zij het kunstje hebben geklaard, waar zij tegenaan liepen en welke tips zij kunnen delen.
De tweede in de reeks is NXTMICE; het allereerste 1,5-meter congres van Nederland dat op 2 juni plaatsvond op vier (!) verschillende locaties in Nederland. We spraken met Sven Boelhouwer die als projectleider betrokken was bij deze productie van initiatiefnemer Postillion Hotels.
Lees ook
Wat is NXTMICE voor event?
“Samen met het team van Postillion Hotels wilden we laten zien dat er ook binnen de geldende maatregelen events kunnen plaatsvinden. Daarnaast wilden we de kennis, ervaringen en perspectieven van het Nieuwe Nu vanuit een dwarsdoorsnede van de MICE-industrie weergeven door hen op basis van drie thema’s te bevragen tijdens NXTMICE.
Tijdens het event werd op vier locaties de input opgehaald. Op één locatie hadden we ‘De tafel van Twintig’ met daarin een goede mix aan branche-kopstukken. Dat werd live gestreamd naar kijkers thuis of op kantoor, maar ook naar de drie andere locaties waar nog eens drie keer twintig branchegenoten dieper op één van deze onderwerpen ingingen.”
Hoe is het proces gegaan om tot dit concept te komen?
“Het doel van NXTMICE was om de verschillende perspectieven op te halen uit het veld. Immers, iedereen heeft circa drie maanden zijn of haar eigen waarheid ervaren. Privé, maar vooral ook zakelijk. We wilden boven tafel halen wat de algehele tendens is en wat er voor de branche nodig is op weg naar herstel. In de zes weken voorafgaand aan het event zijn hier vijf formats voor bedacht, want de wet- en regelgeving veranderde continu in die periode. Dat vroeg om veel lenigheid. Uiteindelijk hebben we voor deze vorm gekozen, mede mogelijk gemaakt door de flexibiliteit van de partners aan dit project.”
Hoe was de respons op de aankondiging voor dit congres?
“Overweldigend. Binnen de kortste keren hadden we meer dan 500 aanmeldingen. Wat mij opviel is dat eigenlijk iedereen er vanuit ging dat als zij niet live aanwezig konden zijn, dat er dan wel een livestream zou zijn. Die hybride vorm is haast vanzelfsprekend geworden.”
Waar liep je in dit voortraject tegenaan?
“Het was vooral de wet- en regelgeving die continu veranderde, met vaak onvolledige informatie wat zorgde voor een grijs gebied. We hebben daar telkens zo goed mogelijk op geanticipeerd. Zo zou het congres eerst in vier zalen op één locatie in Amsterdam plaatsvinden. Volledig zelfstandig draaiend, dus met eigen entree, toiletgroepen, crew et cetera. Zes dagen voor NXTMICE kwam de uitspraak van minister De Jonge dat er niet maximaal 30 personen [exclusief personeel] per zaal, maar per gebouw aanwezig mogen zijn. Dat bericht wilden we eigenlijk niet horen, want het is een belachelijke uitspraak. De gedachten dat je in alle hallen van de Jaarbeurs bijvoorbeeld maar 30 personen kwijt mag. Postillion Hotels heeft gelukkig meerdere locaties, dus hebben we de gasten verspreid over meerdere hotels.”
“Stel niet continu de vraag over wat wel of niet mag, maar handel in de geest van de regels.”
“Het is een grijs gebied waarin de branche met goede argumenten perfect zelf kan inschatten wat wel en niet kan. Zo kan je jezelf namelijk ook de vraag stellen wat wel en wat niet onder personeel valt; is dat enkel het personeel van de locatie of geldt dat ook voor mijzelf als externe projectleider, voor de technici, het entertainment, de fotograaf et cetera? Voorkom dat je zoekt naar hiaten in de regels om meer te kunnen doen dan feitelijk is toegestaan. Handel in de geest van de regels en ga niet altijd op zoek naar de officiële antwoorden. Er is zoveel onwetendheid bij ambtenaren over ons vakgebied. Logisch dat ze een veilige keuze maken, want hoe kunnen zij een weloverwogen antwoord kiezen?”
Wat waren de leerpunten tijdens het proces?
- “We kwamen erachter dat er veel verschil zit in de keuze van het platform voor livestreams. Zo liepen we tegen technische beperkingen voor interactie aan, omdat er sprake was van dertig seconden vertraging op een livestream. Dat hebben we opgevangen door de integratie van een Webex-achtige module, in combinatie met een chat en polls waardoor real time interactie is gegarandeerd.
- We kregen in de ochtend van het event vanuit twee internationale mediapartijen de vraag of de stream ook in het Engels te volgen was. Het lukte niet om binnen een paar uur een schrijftolk te regelen voor ondertiteling. De oplossing was uiteindelijk een tweede YouTube-kanaal waarop een simultaantolk live in het Engels vertaalde.
- Achter de schermen gebruikten we het event ook als test case. Zo hebben we geleerd dat het mogelijk is om de livestream te vertonen op één van de kanalen van de hoteltv’s. Heel erg interessant, want voor hotels gelden andere regels dan voor standaard eventlocaties. In het geval van Postillion Convention Centre Amsterdam zou je de groep gasten kunnen uitbreiden naar 180 kamers maal twee personen, zolang gasten op de hotelkamers verblijven.
- Het is heel belangrijk goed te kijken naar de routing van de gasten. Een gang van twee meter breed is te smal voor tweerichtingsverkeer. En bij een toiletgroep kunnen alleen meerdere toiletten of uriniors worden gebruikt als men in het passeren van elkaar op meer dan 1,5-meter van elkaar blijft.
- Ook in de op- en afbouw vraagt die afstand veel van het personeel en de benodigde tijd. Techniekpartner Bourgonje heeft samen met de decorbouwer en decorateur een extra opbouwdag nodig gehad om het allemaal binnen de regels voor elkaar te krijgen.
- Een ombouw tijdens een programma vraagt om dezelfde reden ook veel tijd en planning. Het beste is om het meubilair op dezelfde plek te laten staan en alle gasten een stoel aan te wijzen. Want ook op een andere stoel zitten na een pauzemoment is uit den boze.”
Hoe zie jij de toekomst van events?
“Live is luxe. In ieder geval in de komende maanden. Dus wat je op een live event doet, moet echt kloppen. Begin dus opnieuw met de ‘why’ en ontwerp je event op basis van de (on)mogelijkheden.”
“Wat doet een overdaad aan maatregelen voor het gevoel van veiligheid voor de gasten op een event?”
“Ik vind het interessant om te bekijken hoe we de beleving binnen de geldende regels opnieuw kunnen vormgeven. Bijvoorbeeld door een event te organiseren waarbij de helft van de deelnemers niets van de aanwezige maatregelen ervaart en waar soms gebruik wordt gemaakt van het grijze gebied. Geen tape op de grond, geen stickers overal, geen aangepaste F&B, geen temperatuur opmeten. Alles volgens de regels, maar niet zichtbaar. De andere helft volgt hetzelfde programma maar ervaart een overdaad aan veiligheid. Wel temperatuur opmeten bij de entree, al het personeel met mondkapjes en handschoenen, overal tape en looproutes aangeduid. Net zo veilig, maar extreem in your face. Wat doet dat met de beleving?”
Ben je trots op dit event?
“Jazeker, we hebben samen met alle partners een heel mooi event neergezet wat productioneel goed in elkaar stak. Daarnaast is het heel mooi dat Postillion zich hard heeft gemaakt voor dit event, waarmee we een positief signaal afgeven aan de branche en aan politiek Den Haag. De verdiepingsessies hebben waardevolle input opgeleverd in de route naar herstel van onze branche. En na ‘De Tafel van Twintig’ zijn nieuwe samenwerkingen gesmeed en afspraken gemaakt. Het vuur is extra aangewakkerd bij iedereen; nu nog in Den Haag.”
Download hier de whitepaper met alle uitkomsten uit de meetings.
Beeld: Postillion Hotels en NXTMICE
