Jaarbeurs is met congrescoaches klaar voor het aankomende evenementenseizoen

Zo, de zomervakantie zit er op. Aan de slag dus.

“Dat kan je wel stellen. Gelukkig zijn we als team goed uitgerust en staan we te popelen om klanten en gasten blij te maken.”

Je werkt inmiddels al een tijd bij Jaarbeurs, dus je weet wat je te wachten staat.

“Klopt. In januari werk ik hier vijf jaar. De eerste periode was dat nog bij MeetUp, ons vergadercentrum. Inmiddels werk ik alweer een paar jaar als account en event manager voor het congrescentrum.”

Wat is het grootste verschil tussen die twee plekken?

“Bij grotere congressen hoort logischerwijs een grotere/ meer uitgebreide voorbereidingstijd. Daardoor kan je een veel nauwer contact met klanten opbouwen en ze zo nog beter ondersteunen in hun event. Dat is echt heel leuk om te doen.”

Hoe is het eerste half jaar van 2024 verlopen?

“Goed. Het was heel druk. De rush die we gewend zijn voor corona is helemaal terug qua aantal aanvragen en events. We zijn ons aan het klaarstomen voor het najaar.”

Wat zie je veranderen in het type aanvragen?

“Dat blijft heel divers. Maar het valt wel op dat er veel meer aandacht wordt besteed aan interactie in het programma. Voorheen kon je meer achterover leunen en luisteren naar een spreker. Tegenwoordig wordt veel meer verwacht dat deelnemers zelf ook input aanleveren.”

Wat is volgens jou de reden dat klanten naar de Jaarbeurs komen?

“Dat zijn drie dingen. Allereerst is men altijd heel blij met ons persoonlijk contact. Daarnaast hoor ik vaak terug dat de ligging als erg interessant wordt ervaren. Ook onze duurzame strategie wordt erg gewaardeerd.” 

Kan je wat meer vertellen over dat persoonlijke contact?

“We werken met een 1-op-1-werkwijze. Dat wil zeggen dat iedere accountmanager een eigen portfolio heeft met evenementen en vanaf de eerste aanvraag tot de dag van uitvoer de contactpersoon is. We willen namelijk echt ontzorgen en daardoor zo weinig mogelijk overdrachtsmomenten creëren. De enige overdracht is met de meetinghost op de dag zelf. Die heeft hospitality ook hoog in het vaandel staan en is slechts één stap, appje of belletje verwijderd bij eventuele vragen. Combineer dat nog eens met enorm veel kennis en expertise die we in huis hebben. Men moet voor Jaarbeurs kiezen met de gedachte dat het dan echt van voor tot achter goed geregeld wordt.”

Vandaar ook de term ‘congrescoaches’.

“Ja, we delen graag onze congreshacks met klanten om het maximale uit het congres te halen.”

Over de duurzame strategie hebben we eerder al een artikel geschreven. Hoe ervaren klanten deze visie?

“Dat artikel heb ik natuurlijk ook gelezen. Het is mooi om te zien dat mensen blij verrast zijn met onze duurzame strategie. Zo is onze catering vrijwel volledig vegetarisch. Het wordt gewaardeerd dat we een statement maken.

Als je het congresgebied zou moeten pitchen, wat haal je dan als eerste aan?

“Haha, dat is een onmogelijke vraag. Het hangt zo af van over welk gebied we het hebben. Supernova is een transitzone die super gaaf is voor stands of een expositie. Polar is een enorm indrukwekkende ruimte waar je als spreker in het midden van de zaal je verhaal vertelt. En Mediaplaza barst van de verschillende sessiezalen, stuk voor stuk bijzonder ingericht.”

Dat zijn nogal wat sterke punten.

“Weet je, het is eigenlijk heel simpel. Ik wil van iedere bijeenkomst, hoe zakelijk ook, iets feestelijks maken. In service, gastvrijheid, catering en ga zo maar verder.”

Dan zeg ik; op naar een druk najaar. Wat staat er zoal in de boeken?

“Yes, daar gaan we voor. De agenda staat vol met klanten uit onder andere de bouw- en zorgsector. En ook vanuit overheid en onderwijs. Rondom de beurzen die bij ons worden georganiseerd in de hallen ontstaan ook veel sub-events, omdat organisaties dan met een specifieke groep samen willen komen.”

Succes, en vooral veel plezier.

“Dank je, dat gaat helemaal goed komen.”

Beeld: Koninklijke Jaarbeurs, Michiel Ton