Enkele jaren geleden besloot Simon Renes, eigenaar van effectgroep*, het roer om te gooien. Door de transitie van eventbureau naar full service communicatiebureau werd een sterke groei gecreëerd.
Het bureau telt nu bijna 40 effectmakers en is door opdrachtgevers verkozen tot beste Eventmarketingbureau én beste Communicatiebureau (bron: MT1000). Event organisatie bleef als onderdeel van de communicatiemix één van de geboden diensten. Gelukkig, want “de liefde voor events blijft,” aldus Simon.
We waren benieuwd welke parallellen hij ervaart tussen de twee werelden en wat men van elkaar kan leren. Het werd een interessant gesprek met mooie eye-openers die ook voor jou als event professional enorm relevant zijn!
Hoe is het om in beide branches te werken?
“We zijn inmiddels al een aantal jaar actief in de marketing- en communicatiebranche. We hebben ons daar echt gevestigd, wat we gelukkig terugzien door de grote merken met wie we mogen samenwerken. Maar onze wortels zitten in de evenementenbranche, dus die blijven we uiteraard ook bedienen. Het is gaaf om in beide branches actief te zijn.”
Als je naar beide branches kijkt, wat zijn dan jouw bevindingen?
“Ik zie dat er naast de overlap ook veel verschillen zijn. Wat dat betreft kan men nog veel van elkaar leren.”
Wat is het belangrijkste wat onze branche volgens jou van de marcomwereld kan leren?
“Dat is dat opdrachtgevers samenwerkingen zouden moeten aangaan met strategische partners voor een langere termijn. In de marcomwereld snappen zowel bureaus als opdrachtgevers dat je, als je echt strategische waarde wilt toevoegen, je het merk net zo goed moet kennen als de organisatie zelf. Daarvoor moet je echt tijd en energie investeren in elkaar. Dus niet één intakegesprek om vervolgens een offerte te schrijven. In de eventbranche heerst vaak nog de gedachte dat dat voldoende is en je daarmee de klant genoeg kent. Om bij de volgende aanvraag wéér te gaan pitchen.”
Klinkt logisch. Waar doen wij het als branche dan ‘verkeerd’?
“Je moet als eventbureau geen one-off willen zijn, maar part-of. Zonder collega-ondernemers tekort te willen doen, hoop ik dat de bureaus zichzelf nog serieuzer nemen en dit uitdragen aan opdrachtgevers. Bureaus nemen het vak al heel serieus, maar kunnen nog een grote slag maken in onbetaalde pitches. Een professioneel bureau wil natuurlijk helemaal niet onbetaald een strategisch en merkversterkend creatief eventconcept ontwikkelen. Toch wordt dat nog volop gedaan weet ik uit de dagelijkse praktijk.
Pitchen is prima, maar voor het product van het bureau moet je betalen. Bij effectgroep* zetten we onze deuren wagenwijd open voor nieuwe klanten. En ze mogen alles van ons weten: hoe we werken, welke modellen we gebruiken, wat onze ervaring met hun doelgroep is. We nodigen ze uit om kennis te maken met ons team, brengen ze in contact met bestaande opdrachtgevers, delen ons kwaliteitsprogramma en laten recent werk zien. We investeren met veel plezier tijd in deze belangrijke discovery-fase. Bureau en merk moeten elkaar écht begrijpen en bij elkaar passen om tot grootse prestaties te komen. En als dát het gezamenlijke inzicht is, dan gaan we keihard aan de slag om de allerbeste events en programma’s te ontwikkelen… betaald.”
Niet meer kosteloos pitchen op idee dus? Hoe reageren bedrijven in onze branche daarop?
“In de marcomwereld is dit al jaren de gangbare wijze. Maar op de één of andere manier durven de meeste eventbureaus het niet aan om dit ook in deze branche van de grond te krijgen. Terwijl ik iedereen in de eventbranche zo gun dat dit ook hier de norm wordt.
Grappig waargebeurd voorbeeld: wij werden ooit voor een pitch uitgenodigd met twee grote collega-bureaus voor een merkversterkend relatie-event. Wij hebben de opdrachtgever gebeld en aangegeven dat we graag mee doen aan de pitch, maar daar wel betaald voor willen worden. De onderbouwing snapte ze volledig. Wij werden toen gewoon betaald, terwijl de andere twee bureaus geen vergoeding kregen, simpelweg omdat ze daar niet om vroegen.”
Nice. En, hadden jullie de pitch gewonnen?
“Jazeker, dat ook nog eens. Inmiddels is het al jaren een gewaardeerde klant. Weet je wat het is? Als je je laat betalen voor de conceptfase, dan wil je 100% waardevol werk leveren. Je gaat toch met een andere mindset het proces in.”
Je had het net ook over samenwerken. Zie je daar nog verschil in?
“Co-creatie is natuurlijk het toverwoord. In de marcombranche staan opdrachtgevers en bureaus daar heel erg voor open. Daar snappen ze dat een goed concept creëren een proces is van stapelen, kneden en schaven. Dat doe je samen, waarbij het bureau de lead neemt, maar de opdrachtgever absoluut nodig is. In de marcomwereld wordt daar veel meer tijd voor vrijgemaakt.”
Hoe gaat zo’n samenwerking en ‘leren kennen van het bedrijf’ in zijn werk?
“Om het merk te snappen bellen we een aantal klanten, interviewen we medewerkers en gaan we in gesprek met de merkhouders. We verdiepen ons in de branche. Het is echt een deep dive maken in het merk en hun wereld. En dat kan ook, want je weet dat ze voor jou als bureau hebben gekozen.”
Hoelang moet je volgens jou een samenwerking aangaan?
“Minimaal voor drie jaar. Je moet ook kunnen leren, investeren en verbeteren. Daarna moet je evalueren om te kijken hoe de vlag erbij hangt. Maken we elkaar sterker en werkt het goed samen? Uiteindelijk is dat een gezamenlijke keuze.”
Zijn er nog meer verschillen tussen de twee werelden?
“Ja, ik merk dat men in de marcombranche veel transparanter is in het businessmodel. Daar vertelt men gewoon hoe het bureau inkomen genereert. Of dat nou enkel met een uurtarief is en/of dat je een bepaald percentage opslag rekent voor genomen risico en administratieve lasten. Ben daar eerlijk over. Je kunt altijd nog het gesprek aangaan mocht een opdrachtgever dit te hoog vinden.
Als laatste merk ik dat in de evenementenbranche heel hard wordt gerend voor elke aanvraag. Maar ‘not every opportunity is a golden opportunity’. Marcombureaus staan veel meer stil bij de vraag of ze er tijd voor hebben, of het merk en de aanvraag goed bij ze past, wat het proces is en met name; wat kan je niet voor je vaste klanten doen door hier tijd in te investeren.”
Zijn er ook dingen die de marcomwereld van de eventbranche kan leren?
“Absoluut, meerdere dingen zelfs. In de eventbranche geldt een ‘getting it done’-mentaliteit. Er wordt altijd geleverd, en binnen de deadlines. We gaan live, hoe dan ook. Die resultaatgerichte mentaliteit is goud waard.
Verder willen professionals in de eventbranche echt impact maken. In de marcombrance levert men mooi en waardevol werk, maar impact maken is toch de overtreffende trap. Het is bij events toch meer gericht op iets nalaten aan de doelgroep.
Daarnaast zijn eventprofessionals in staat om een event met daarin tientallen elementen bij elkaar te brengen en tot een kloppend geheel te maken. Om bijvoorbeeld enkel een spreker in zijn kracht te zetten moet de locatie een goede zaal hebben, de techniekpartij goed licht en geluid voorzien, de content van de keynote van het scherm spatten, de decorateur het perfecte podiumplaatje creëren en de cateraar het glaasje water voorzien. En voor de online thuiskijkers moet de regie en livestream geregeld zijn. Misschien een simpel voorbeeld, maar die samenwerking waarin men elkaar sterker maakt is uniek.
Als laatste noem ik de positieve mindset van de mensen in het eventvak. Er zijn de afgelopen twintig jaar zware tegenwinden geweest, maar de branche is er steeds sterker uitgekomen. Dat is onwijs knap en daar kunnen anderen nog wat van leren.”
Mooie woorden. Wil je ter afsluiting nog iets kwijt aan alle eventprofessionals?
“Ik gun het vak nog meer erkenning. Dan worden events ook waardevoller, omdat er dan met nog meer professionaliteit aan de events gewerkt wordt. Maar we zijn zeker op de goede weg.
Daarnaast adviseer ik elk bedrijf om te kiezen om gekozen te worden. Maak overtuigende keuzes in je bedrijfsvoering, in de klanten waar je voor wilt werken en in jouw strategie. Oftewel, positioneer je binnen de markt met een eigen verhaal. En een beetje lef graag. Draag dat uit naar buiten en je zult zien dat daardoor merken op je af komen die die positionering erg aanspreekt. Merken die dan niet op je afkomen, gun je dan ook aan een ander.”
Beeld: effectgroep*, Nico Alsemgeest, Ruben May en Tycho’s Eye Photography
