Een hybride event werd in 2020 niet vaak georganiseerd. Maar daar is verandering in gekomen. Sterker nog, alle verwachtingen wijzen uit dat zowel online events als hybride events blijvend zijn! Het is misschien even schakelen, maar als we iets geleerd hebben de afgelopen periode, is het dat de evenementenbranche dat als geen ander kan. Maar hoe zet je een dagvoorzitter op de juiste wijze in als je met twee doelgroepen werkt?
Pro’s and cons van hybride event
Twee doelgroepen? Absoluut, een fysieke doelgroep die op de locatie aanwezig is en de online doelgroep die vanuit een externe locatie meekijkt. Beide groepen willen aangesproken worden. Eén van de uitdagingen van een hybride event is om te zorgen dat dat ook echt gebeurt. Hieronder zetten we de pro’s en cons van een hybride event op een rij en daarna volgt een gouden tip om te zorgen dat jouw hybride event beide doelgroepen bereikt en aanspreekt.
Te beginnen met de cons:
- Je hebt twee groepen die je aan wilt spreken tijdens je evenement. Het is misschien wel de grootste uitdaging om ervoor te zorgen dat beide groepen zich gezien en gehoord voelen. Daar geven we verder in het artikel een oplossing voor!
- Je hebt meerdere programma’s en draaiboeken nodig. Om beide groepen het beste te kunnen bieden is het aan te raden om beide groepen niet precies hetzelfde te laten zien.
- Qua organisatie zit het ingewikkelder in elkaar dan enkel een fysiek of online event. Er zijn meer aspecten om rekening mee te houden, denk bijvoorbeeld aan de registratie. Dit moet voor zowel de fysieke als de online bezoekers.
En dan de pro’s:
- Opschalen en afschalen. Mochten de maatregelen veranderen, dan hoeft dat geen probleem te zijn. Je maakt er een online event van óf je zet er wat stoelen bij! Zo ben je minder afhankelijk van de maatregelen,
- Een ander groot voordeel is dat je een onbeperkt aantal mensen kunt bereiken (als de internetverbinding dit toelaat, belangrijk om dit goed op orde te hebben!).
- Je geeft mensen de mogelijkheid om er voor een gedeelte bij te zijn. De mensen die thuis meekijken, kunnen bijvoorbeeld alleen de plenaire lezing bijwonen, of juist een subsessie.
- Netwerken is fysiek weer mogelijk. Misschien met een veel kleinere groep, maar je kunt elkaar weer in het echt ontmoeten.
- Doordat het deels ook online is, worden er video-opnames gemaakt. Deze kun je goed gebruiken ter promotie ná het event.
- Het is niet erg als een aantal genodigden verhinderd zijn tijdens de uitzending; ze kunnen het later terugkijken wanneer het hen uitkomt.
De rol van de dagvoorzitter
De dagvoorzitter is hét gezicht en aanspreekpunt tijdens jouw evenement. Of het nou een online, virtueel, fysiek of hybride event is. Sterker nog: het belang van een goede dagvoorzitter is de afgelopen jaar alleen maar toegenomen. Zoals hierboven genoemd is de grootste uitdaging voor een dagvoorzitter bij een hybride event dat hij of zij twee groepen tegelijkertijd moet aanspreken.
Hoe zet je een dagvoorzitter het beste in?
Hier is onze gouden tip. Om een supersterk hybride event neer te zetten, raden we om zowel een dagvoorzitter als een sidekick/ online host in te zetten. Als je het op deze manier aanpakt, zorg je – naast meer betrokkenheid – ook voor meer interactie en afwisseling tijdens de uitzending. Beide dagvoorzitters hebben hun eigen rol.
Ja, het is een extra investering, maar het is het dubbel en dwars waard! Maar waarom maken wij eigenlijk onderscheid tussen een fysieke dagvoorzitter en een online host? Wanneer je beiden inzet, kan de fysieke dagvoorzitter de leidende rol nemen tijdens het event. Deze kan er voor zowel de mensen in de zaal als de mensen thuis zijn. De dagvoorzitter leidt de (tafel)gesprekken en kondigt de sprekers aan en sluit af. Zo blijft hij of zij de rode draad tijdens het event.
De online host heeft de rol van een sidekick. Deze host is er voor de mensen thuis en zorgt voor de interactie. Tijdens een (tafel)gesprek kan er naar de online host worden geschakeld om de vragen uit de chat te stellen of om extra informatie te geven. Het is aan te raden om het programma voor de mensen thuis anders te maken dan voor de mensen die fysiek aanwezig zijn. Sommige sessies zijn speciaal voor de mensen thuis, andere sessies juist voor de aanwezigen. Dat verschil moet duidelijk zijn en daar zorgt de dagvoorzitter weer voor. Zo hebben beide doelgroepen een eigen gezicht en worden ze op de juiste manier door de uitzending geleid.
Hoe kijkt dagvoorzitter Pauline de Wilde tegen haar vak aan? “Ook online is het de dagvoorzitter die je event naar the next level brengt. Hij of zij zorgt op het juiste moment voor de interactie en weet de juiste sfeer neer te zetten door de juiste vragen te stellen op het juiste moment. De dagvoorzitter vraagt door, waardoor het event de diepte in gaat en ze weet lucht te brengen waar nodig. De dagvoorzitter heeft een feilloos gevoel wat er nodig is op welk moment en stelt gasten, juist online wat voor velen nieuw is, op hun gemak. De opening en de afsluiting van een event zijn key en laat de dagvoorzitter daar nu perfect geschikt voor zijn. Wauw, ik heb toch wel echt een te gek beroep. Hopelijk tot snel online, live of hybride.”
Organiseer je zelf een hybride event, onthoud dan deze tips en geniet van een dagvoorzitter die jouw event naar een hoger level tilt!
Beeld: DeFabrique / NXTMICE
