Ondergetekende begon zijn carrière in de eventindustrie bij PPeople. In die ruim acht jaar heb ik naast talloze events in Nederland ook diverse incentives (en events in het buitenland) georganiseerd. Fast forward tien jaar en dit Gelderlandse evenementenbureau staat anno 2024 nog meer bekend om de originele invulling die ze aan deze ‘reizen’ geeft.
Daar was ik het al mee eens. Maar na het telefoongesprek met eigenaar Sheila Gijselman kan ik dat, volledig objectief, nog veel meer beamen. Hoezo? Lees snel verder!
Sheila, ik ga een artikel over incentives schrijven.
“Leuk. Maar dan moeten we het ook over ‘events in het buitenland’ hebben, want dat vind ik echt iets anders.”
Vertel.
“Incentives zie ik echt als beloningsreizen met een leisure karakter. Wij worden echter vooral benaderd door klanten met unieke vraagstukken, zodra ze er in het buitenland zelf niet uitkomen. Events waar ook echt een inhoudelijk (communicatie) boodschap in zit en waarbij we met creativiteit alle zintuigen prikkelen en blijvende herinneringen creëren.”
Gaaf dat PPeople daar bekend om staat.
“Ja. Hoewel we niet altijd de geschikte partner blijken. Voor een congres op een standaard conferentieoord moet je ons niet bellen. Maar wil je een congresfestival in een park in Milaan doen, dan gaan onze ogen twinkelen.”
Qua creativiteit snap ik dat, maar je moet het ook waar zien te maken op een vaak onbekende bestemming.
“Dat is ook niet altijd gemakkelijk. Gelukkig hebben we enorm veel waardevolle partners in het buitenland met wie ik blind zo’n event durf te organiseren. We steken ook erg veel tijd in het selecteren van de juiste DMC’s [Destination Management Company, oftewel plaatselijke bureaus voor incoming groepen].”
Tegelijkertijd moet een opdrachtgever het ook maar aandurven om iets ‘out of the box’ te organiseren in het buitenland.
“Dat klopt, maar werkt twee kanten op. Men maakt een budget vrij en wil een ‘once in a lifetime experience’. De opdrachtgever geeft ons als bureau het vertrouwen dat te kunnen bieden en anderszijds hebben de meeste geen buitenlandse event kennis en kunnen ze niet zelf de locatie en alle toeleveranciers meermaals bezoeken, waarvan wij wel de kwaliteitservaring hebben. Dus eerst moeten wij ze overtuigen om voor ons te kiezen met de juiste referenties en bijzondere cases. Daarna komt pas de overtuiging omtrent creativiteit.”
Kan je in elk land even creatief zijn?
“Absoluut niet. Als eerste hangt dat af van wetgeving en cultuur. Maar het hangt ook af van de partner in het land. In Marokko werk ik bijvoorbeeld met Activ Travel en dat is gewoon de beste. Die zetten bij elke gekke aanvraag de extra stap om het voor elkaar te krijgen of met een passend alternatief te komen. Maar dat heb ik ook echt met ze opgebouwd. Als ik een nieuwe partner in het buitenland zoek, dan ga ik niet meteen hoogdravend creatief doen. Ik maak namelijk een commitment over het concept richting mijn opdrachtgever.”
Over creativiteit in andere landen gesproken; weet je nog ons event voor 700 personen in Marrakesh waar de douane de geïmporteerde spullen niet wilde meegeven?
“Ja, dat is typisch zo’n voorbeeld van een gek idee, over de top aanpakken en de cultuur in een land. Wij wilden een Hollandse oase midden in het Atlas-gebergte creëren, dus hadden hele pallets ingevlogen met grasmatten, Volendamse kleding, neptulpen en wat al niet meer. Maar ook de nodige typische Hollandse lekkernijen, zoals ontbijtkoek voor het koekhappen. Normaal nooit een probleem, maar in Marrakesh hield de douane ons tegen. Uiteindelijk heeft Activ Travel ons enorm geholpen en moesten we, overigens volledig tegen hun en onze wens in, ‘smeergeld’ betalen aan de douanier om de opbouw niet te vertragen. Tja, je komt altijd voor verrassingen te staan in het buitenland. Maar goed, na afloop zijn het mooie verhalen en de markt is in vijftien jaar ook echt wel veranderd.”
Absoluut waar. Wat vinden DMC’s van jullie creativiteit?
“Ze vinden ons het meest gekke bureau. Ik ben ook meermaals al gevraagd of ik tijdens MICE-meetings wil spreken over ‘creativiteit in het buitenland’. Daar ontbreekt het echt aan en ik wil altijd iets anders dan de standaard, zodat het resultaat succesvol is voor onze opdrachtgever.”
Kan je daar nog een voorbeeld van geven?
“Bijvoorbeeld ‘rent a friend service’. Dan geven we een groep tijdens het vrije deel in het programma een telefoonnummer dat ze voor alles kunnen bellen. Voor een nieuw maatpak. Voor een VIP-entree bij een club. Voor een kop koffie bij een gezin. Noem maar op. Zodra ze bellen, zorgen wij dat een lokale inwoner op zijn Vespa of Fiat 500 aan komt rijden om die behoefte in vervulling te laten gaan. Die verhalen na afloop zijn geweldig. Stuk voor stuk unieke belevingen die de gasten nooit meer gaan vergeten, juist door die authentieke inwoners die voor een dag gastheer of gastvrouw spelen.”
Gaaf. Ga vooral door met andere voorbeelden.
“Wat ik ook nooit meer vergeet, gebeurde in Lapland. Toen we in het donker midden in de sneeuw tijdens een transfer de bus aan de kant van de weg zetten en ik, zogenaamd geïrriteerd, in overleg was met de buschauffeur. Ging ik zogenaamd de busmaatschappij bellen en liet vervolgens aan de gasten de keus. Optie 1 was dat we twee uur moesten wachten op een nieuwe bus of optie 2 was dat we een kwartiertje moesten lopen door de sneeuw richting de eindbestemming. Natuurlijk kozen ze voor dat laatste. Een paar minuten later stonden ze in een feeërieke omgeving midden in het bos met een cocktail en mooie muziek. Een simpele verrassing met een groots effect, waanzinnig was dat.”
“Of die keer dat we voor een productlancering een Nederlandse klant onder het ijs lieten doorzwemmen en aan de andere kant ineens met zijn nieuwe product tevoorschijn liet komen. Dat vergeet men nooit meer.”
Kan je dit altijd met buitenlandse toeleveranciers organiseren?
“Dat probeer ik wel. Maar als ik aanvoel dat ze niet de juiste kwaliteit kunnen leveren, dan wijk ik uit naar Nederlandse leveranciers. Laatst had ik een talkshow die middels een tour door elf landen zou rondreizen. Dat heb ik met een Nederlandse club gedaan. Daar zit ook echt onze expertise. We snappen heel goed wat een land wel, maar vooral ook niet goed kan. De opdrachtgever van dit event was achteraf enorm blij dat we dit als PPeople op deze manier voor hen geregeld hebben, want de kwaliteit was top en iedereen was goed op elkaar ingespeeld, waardoor het nog meer succes had.”
Heb je een tip voor organisaties die een incentive of event in het buitenland willen organiseren?
“Durf. Durf andere dingen te doen. En zoek daar de juiste partners bij. Dat zorgt ervoor dat de groep veel meer met elkaar verbonden raakt en de reis meer memorabel wordt.”
“Daarnaast gaat het niet om prijs of de lengte van de reis, maar om de beleving. Ga niet een standaard vierdaagse reis doen als je voor dat budget met een driedaagse trip een wow-beleving kunt creëren.”
Dank. Succes met PPeople en alle mooie buitenlandse avonturen.
Beeld: PPeople