Event Inspiration Days #3 gaf 300 vakgenoten volop richting aan de toekomst van events

Destination ‘De Rijtuigenloods’

Waar moet je heen als trends en ontwikkelingen zich in sneltreinvaart opvolgen en je snel op de trein moet springen om niet de aansluiting met je doelgroep te missen? Precies, naar De Rijtuigenloods in Amersfoort. Pal naast het station ook nog eens ideaal voor de OV-er (22% van de aanwezigen).

Of je nou met iemand mee reed (olé voor Slinger die de optie gaf om je auto beschikbaar te stellen of met iemand mee te rijden), zelf in de auto zat of met het OV ging: Reistijd Radio van One Day Radio zorgde ervoor dat gasten onderweg al helemaal werden meegenomen in de energie die op locatie voelbaar was. Echt te gek om in te zetten als je sprekers al aan het woord wil laten, gasten verzoeknummers wil laten aanvragen en met een prijsvraag de interactie met hen wil opzoeken!

Netwerken in een nieuw jasje

Tijdens de vorige editie kwam het verzoek voor nog meer tijd om te netwerken. Gelukkig vonden we in Lively een partner die hierin mee wilde denken. Sterker nog; samen met hen zorgden we ervoor dat de eerste 100 geïnteresseerden de mogelijkheid kregen om drie nieuwe connecties aan te gaan middels die AI Netwerk Roulette Lunch. Met wie? Daar zorgde AI voor. Precies, door een korte vragenlijst werden de drie meest interessante suggesties voorgesteld. Er werd volop geconnect en er hing een heerlijke sfeer. 

Pressure cooker

Hoe geef je invulling aan het onderwerp AI zonder te vervallen in de traditionele ‘ow, wat kan je er lekker veel mee’ geklets? In gesprek met Xander Kranenburg en Wytze de Haan van Narrative kwamen we tot een gewaagd experiment.  “Wat als we binnen 30 minuten, onder druk van een aftelklok, laten zien wat je echt met alle AI-tools kunt doen? Dan bouwen we live een pitch deck voor een fictief event, van RFP tot creatieve rationale. Inclusief pakkende conceptnaam plus copy and beeldmerk. Een doorvertaling in een moodboard met stage design en natuurlijk branding  en merch. De zaal levert de input als vertrekpunt.” Oftewel: 2 weeks work in just half an hour!

Te gek natuurlijk, maar hoe dan? Gevalletje ‘had je bij moeten zijn’. Het resultaat was briljant. Zo bleek ook uit de reactie van de gasten die met een groot applaus en soms zelfs open mond de mannen bedankten voor 30 minuten powertalk.

8 thema’s, 8 experts

Met 300 gasten ontvingen wij een breed spectrum van organisaties uit de branche. Zoveel mensen, zoveel wensen. Of beter: zoveel verschillende interesses. Daarom dat we de middag hadden opgedeeld in twee rondes waarin acht experts uit de branche ieder binnen een specifiek vakgebied een presentatie gaf vol praktische handvatten. 

• Sustainable Food Hacks: Duurzame catering voor iedereen (Maartje Nelissen | Co-founder Plant FWD)
• Ontdek hoe AI je creatieve visie snel tot leven brengt (Xander Kranenburg | Co-founder Narrative)
• Hoe creëer je een event zonder uitstoot of afval? (Kim de Ridder | Eigenaar en creatief directeur Boozed)
• Haal alles uit AI: Meesterlijke prompting voor event professionals (Wytze de Haan | Co-founder Narrative)
• No shows? De klojo’s! …of is er soms iets anders aan de hand? (Eric de Groot | Ontwerper van bijeenkomsten)
• Hoe inclusief en toegankelijk is jouw event? (Luise Härtel | Sustainability Expert Green Events)
• Ervaar de werkvormen van de toekomst (Suzan Vink | Facilitator & dagvoorzitter)
• Linkedin slim inzetten als event-professional (Stijn Oude Vrielink | Eigenaar Venue Marketing)

Verbindend naar de borrel

We hadden vorig jaar met Jordi van de Bovenkamp (Boomerang Agency) gezien hoe goed een humoristische afsluiting werkt. Dus na een korte brainstorm belden we Humor Werkt op; of Joep van Deudekom en Rob Urgert ‘tijd hadden’. Yes!

Het nieuwe programma ‘De Verbinders’ was de perfecte combinatie tussen humor en interactie. Inclusief mooi doel, want waar de show begon met een zaal vol individuen, was het drie kwartier later één ‘warme, kleffe groep’. Goed moment om op het netwerkplein te gaan borrelen!

Wat fijn, die inspiratie op het plein

We schrijven natuurlijk elke dag over tof entertainment, gave activaties en nieuwe belevingen. Tijd om de gasten tijdens Event Inspiration Days offline te laten beleven waar we online over schrijven. Met onder andere de AI Photobooth van Sharingbox, Poem Booth – de door AI-gegenereerde gedichtenmaker en Quizzzit die liet zien hoe vermakelijk hun spellen zijn. De muziek kwam van Mobiel Vinyl die liet zien dat de ouderwetse grammofoonplaten nog steeds hip zijn en Fou de Boules zorgde voor de sportieve touch met de pingpongtafels en jeu de boulesbanen. 

Uiteindelijk moesten we de laatste groep gasten – ruim een uur na de voorgestelde eindtijd – bij de activatie van Meisjes van de Wijn vriendelijk verzoeken de locatie te verlaten. Sorry, we moeten op gegeven moment echt beginnen met de afbouw 😉 

Al met al hebben we een heerlijke dag beleefd met natuurlijk altijd weer learnings voor de volgende editie. Tja, zo’n event is toch als koken voor sterrenchefs. But we love it! De enquêtes zijn inmiddels verstuurd (met de handouts van de kennissessies als beloning na het invullen) en de eerste reacties zijn zeer positief. 

Op naar Event Inspiration Days editie #4 in 2025. Wanneer? Volg ons om dit als eerste te horen!

Beeld: Tycho’s Eye Photography