Tijdens onze eerste Event Inspiration Days was het thema ‘Under pressure’. Geen overbodig thema, want het beroep van event professional stond jarenlang in de top vijf van meest stressvolle beroepen. Daarom dat we destijds Peter van Weel, trainer en coach teameffectiviteit, vroegen een presentatie te geven over het belang van rust, structuur en time management, zodat ook jij jouw event stressvrij kunt organiseren.
Inmiddels zijn we enkele jaren verder en is de drukte in de evenementenbranche alleen maar toegenomen. Reden genoeg dus om Peter te vragen welke tips hij heeft om de tweede helft van het seizoen stressvrij in te gaan.
Structuur zorgt voor tijdswinst
“Mensen denken dat je door het maken van planningen, geen ruimte meer hebt voor flexibiliteit.” Dat is totaal niet waar. Door structuur kan je juist veel beter omgaan met ad hoc zaken. Het voelt als een enorme contradictie, maar het is echt zo.” Peter is meteen duidelijk als we vragen naar het belang van time management. “Structuur maak je niet om je er fulltime aan te houden. Je maakt het om er van af te kunnen wijken en om er op terug te kunnen vallen in tijden van drukte.”
Stressvrij event voor event professionals
Veel event professionals zijn vaak met van alles tegelijkertijd bezig. Maar hoe drukker jij en collega’s zijn, hoe meer tijd je samen moet nemen voor de planning, zodat er geen sprake is van paniekvoetbal of taken die per ongeluk dubbel worden uitgevoerd. Of zoals Peter treffend zegt: “Zoals op het sportveld een team geen succes kan behalen zonder heldere afspraken, doelen, prioriteiten, communicatie en samenwerking, is dit voor teams in het bedrijfsleven niet anders. Ga met je team op het zakelijk speelveld in gesprek over hoe structuur bijdraagt aan effectiviteit, performance & samenwerking.”
Mensgericht versus taakgericht
Veel organisaties nemen hun team onder de loep aan de hand van een DISC-analyse. Hierin wordt duidelijk of medewerkers extrovert of introvert zijn en mensgericht of juist taakgericht. “Opvallend veel mensen in de evenementenbranche zijn mensgericht. Plannen en organiseren zitten grappig genoeg niet standaard in hun systeem. Dan is het goed om te leren hoe ze een structuur kunnen neerzetten waar ze op terug kunnen vallen. Dan is er bijna altijd ook minder sprake van last minute ‘heel hard rennen’.”
Middels een DISC (of andere analyse) leer je elkaars voorkeuren én valkuilen in timemanagement kennen. Weet je dat van elkaar, dan kan je elkaar helpen om in één keer op juiste wijze het einddoel te behalen. Zonder stress en irritatie.
Hoe zorg je voor meer structuur?
1). Hoe organiseer jij jouw taken?
De belangrijkste tip, volgens Peter, is om alle taken die je organiseert onder te brengen in een extern geheugen. Of dat nou Outlook is of een takenmanager. “Veel mensen durven niet de tijd te nemen om hun taken te organiseren, omdat ze bang zijn dat dat niet productief is. Maar ga serieus eens stilstaan bij structuur. En noteer het, zodat het uit je hoofd is en je niet telkens hoeft te denken of je wellicht iets vergeet.”
2). Waar zitten je persoonlijke valkuilen?
Gebruik een DISC-test of andere tool om te achterhalen wat jouw timemanagement valkuilen zijn. Ga vervolgens met elkaar in gesprek om te bepalen hoe ieder het liefst zijn/haar taken organiseert. Bepaal vervolgens of dat de meest handige manier is of dat er van elkaar geleerd kan worden dit anders aan te vliegen.
3). Waar leg je de focus op als je druk bent: organiseren of doen?
Als je druk bent, moet je terug naar de tekentafel en moet je net zo lang bezig zijn om structuur aan te brengen, totdat je in je lijf voelt dat je het overzicht weer hebt. “Dat is lastig en confronterend, want je voelt je op dat moment juist super onrustig.”
4x praktische tips om stressvrij te werken
- Start je dag, doe je dag en eindig je dag. Start je week, doe je week, eindig je week. Et cetera. Bepaal binnen de genoemde periode waar de prioriteit ligt. Doe dit en bepaal na afloop of je gedaan hebt wat je jezelf hebt beloofd. Zo niet, dan pas je het aan.
- Hou eens een week lang bij waar je tijd heen gaat. Hoeveel procent ben je waar mee bezig met wat was gepland en hoeveel was dat niet door bijvoorbeeld ad hoc zaken. Zo weet je hoeveel je vrij moet houden in je planning voor ad hoc zaken.
- Ga met je collega’s in gesprek over welke communicatiemiddelen allemaal worden ingezet. Spreek vervolgens af welke middelen ervoor zorgen dat de communicatie meer gestroomlijnd kan plaatsvinden.
- Besef dat je prima je mail open mag laten staan, want veel van de communicatie geschiedt via de mail. Tegelijkertijd hoef je niet altijd bereikbaar te zijn, dus sluit je wanneer nodig af van communicatiemiddelen om even geconcentreerd aan de slag te gaan.
Tijd voor structuur levert tijd, flexibiliteit, overzicht en rust op. En dus een stressvrij event. Ben je daar nog niet van overtuigd, dan is één belletje met Peter genoeg om je te overtuigen. Neem er de tijd voor, want ook dat gesprek levert al veel op!
Beeld: Peter van Weel