Dat we als Nederland goed zijn in het organiseren van evenementen en festivals, dat is algemeen bekend. Maar dat we in andere landen ook bekend staan om onze sublieme internationale summits en conferences, dat is minder bekend. Daar willen we verandering in brengen!
Wij gingen in gesprek met Robert Dingjan (Directeur bij het congresbureau van het Ministerie van Buitenlandse Zaken), Jan-Willem Wirtz (eigenaar van bureau Wirtz Film & Experience), Marco van Norel (Director business growth & partnerships bij NEP The Netherlands) en Regina Romeijn (VP Business Strategy bij MediaMonks) over hun sterke samenwerking, de uitdagingen van events met wereldwijde aandacht en het effect van corona op de organisatie.
Lees ook
Hoe is deze samenwerking tot stand gekomen?
Robert: “Ruim een jaar geleden waren we als Ministerie van Buitenlandse Zaken [BZ] helemaal gereed voor de World Press Freedom Conference. Vier weken voor het event werd het vanwege corona geannuleerd en stonden we met lege handen. Ik kreeg de opdracht om naar een alternatief op zoek te gaan, zonder in te leveren op het bekende WOW-effect van BZ.
Er waren diverse partijen die online platformen aanboden, maar niemand kon leveren wat ik wilde. Ik zocht namelijk van alles wat in fysieke events gebeurt, de online variant. Via de contacten bij NEP kwamen we bij MediaMonks uit. Zij hebben een platform dat het meest dicht bij de totaalbeleving kwam en voldeed aan de vereiste cybersecurity.
Tegelijkertijd was ik op zoek naar een omgeving die in de hele wereld goed zou werken. Het netwerk van NEP was zeer geschikt voor de distributie van de content. Vervolgens is Wirtz in staat geweest om het inhoudelijke programma conceptueel aantrekkelijk te maken voor de kijker, zodat die zoveel mogelijk gebonden bleef aan het scherm.
Hiervoor zijn diverse formats ontwikkeld. Inmiddels hebben we vier grote events [Youth at Heart Forum, World Press Freedom Conferecne, Climate Adaptation Summit en de Ambassadeursconferentie] gehost en vangt in april de vijfde [World Circular Economic Forum] aan.”
Hoe was het om samen deze grote events te verzorgen?
Robert: “Dankzij een groot onderling vertrouwen en fijne openheid in communicatie, hebben we deze events kunnen organiseren. We zijn vanaf de zomer 2020 begonnen om aan de samenwerking te bouwen. Het was een continue samenspel en na elk event pakten we de learnings op om nog meer te groeien.
Ik ben er trots op, want we hebben een weg bewandeld die niet bestond en samen hebben we dit high level bereikt. Dat werd ook opgemerkt door het ministerie van Infrastructuur & Waterstaat. Ik was vereerd toen wij gevraagd werden om hen te assisteren. Het heeft geleid tot een prettige en constructieve samenwerking tussen twee departementen.
Het was daarin cruciaal dat Ministerie van I&W verantwoordelijk was voor de inhoudelijke voorbereiding, de programmering, mobilisatie van deelnemers en communicatie. Inmiddels is er ook internationaal grote belangstelling voor onze visie en aanpak met betrekking tot de organisatie van online events.”
Welke learnings haalden jullie uit de events en de samenwerking?
Robert: “Voor mij geldt vooral dat het heel belangrijk is om strakke deadlines te stellen voor de input van alle informatie, zodat je het event inhoudelijk kunt voorbereiden. Een interactief platform is geen website waar je even snel een tekst kunt aanpassen.
Het testen van alle functionaliteit is erg belangrijk en dat kost tijd. Dat kun je pas doen als alle inhoud er is. Het blijft erg moeilijk om mensen ervan te overtuigen dat ze alles al vroegtijdig moeten aanleveren. Daarnaast moet je heel eerlijk zijn naar je eigen organisatie; schroom niet om te erkennen dat je extra expertise moet inhuren om van een online event een succes te maken.
Marco: “Het werkt heel fijn als er geen onderscheid is tussen leveranciers en klant. Je moet opereren als één team om te weten tot hoever je kunt gaan. Alleen op die manier kan je elkaar heel erg versterken en de beste totaalbeleving neerzetten.”
Jan-Willem: “Het eerste event was conceptueel sterk, maar we hebben continu de kritische vraag gesteld hoe we steeds extra features konden inbouwen voor meer interactie tussen de kijkers onderling. Ook moet je je blijven afvragen of je de doelgroep moet differentiëren tussen kijkers en actieve bezoekers. Zeker in de toekomst bij meer ‘hybride’ bijeenkomsten.”
Regina: “We hebben jarenlang ervaring in het creëren van digitale platformen gericht op digitale interactie. Deze kennis hebben we ingezet om een platform te ontwikkelen voor virtual events. Door corona is dit platform samen met NEP, Wirtz en BuZa met enorme snelheid doorontwikkeld tot waar het nu staat. Waarbij we een grootschalig wereldwijd publiek een veilig virtueel event kunnen bieden zoals bij de Climate Adaptation Summit.
Robert: “We hebben onafhankelijke partijen tijdens de events laten monitoren op aanvallen. Per conferentie waren dat er tienduizenden, waarvan enkele serieus. Maar we hebben ze allemaal buiten de deur kunnen houden dankzij het vooraf testen en de aanbevolen aanpassingen door MediaMonks.”
Hoe was het om in coronatijd zulke omvangrijke events voor te bereiden?
Marco: “We werkten met een overkoepelende stuurgroep die als een paraplu over verschillende workstreams [inhoud, platform, registratie, content] werkten. In elke workstream zat iemand van BZ, MediaMonks, Wirtz en NEP, zodat we altijd snel beslissingen konden maken vanuit alle disciplines. Vanuit NEP was deze werkstructuur heel fijn, omdat wij gewend zijn om vanuit deze paraplu-benadering te werken. Het was eigenlijk een extreem grote productie met daaronder meerdere parallelle tv-producties.”
Jan-Willem: “We hebben heel veel digitaal gedaan. Dat geeft uiteraard een andere dimensie dan live bij elkaar komen. Voor creatieve brainstorms zochten we elkaar daarom wel op, uiteraard de maatregelen in acht nemend. Dat is overigens ook echt wel nodig, want het ontwikkelen van nieuwe formats of het bepalen waar alle productiewagens komen te staan, doe je veel efficiënter op de locatie.”
Marco: “De hele productie was een militaire operatie. Er zijn duizenden uren in gaan zitten om in drie maanden zo’n event tot stand te brengen. Zo heeft alleen al het team van Regina non-stop 24/7 moeten programmeren en designen om alles voor elkaar te krijgen. Het is echt heel bijzonder om te zien welke inzet iedereen heeft getoond.”
Welke praktische ervaringen kunnen jullie delen vanuit de verschillende events?
Robert: “De kosten van een online lijken wellicht hoog, maar als je de totale kosten afzet tegen het grotere bereik, vergeleken met live events, dan is een online event altijd goedkoper.”
Marco: “Met internationale online events speelt vertraging een grote rol. Dat is voor ons common knowledge, maar je moet er wel rekening mee houden in de productie. Ook zeker als het gaat om instarts van polls of het meesturen van live vertalingen.”
Jan-Willem: “Het is echt belangrijk om online events als een tv programma vorm te geven. Daarvoor is het cruciaal om de trucjes en tv-wetten toe te passen.” Dit komt de online beleving echt ten goede.
Robert: “Het was veel meer dan een tv-programma. We waren voor de duur van de conferentie een tv-zender. We leverden meerdere programma’s parallel aan elkaar aan. Daar mocht inhoudelijk geen overlap in zitten. Zo’n online event produceren is voor de meeste mensen die conferenties organiseren volledig nieuw. Dankzij deze inzichten van Marco en Jan-Willem kan ik trouwens niet meer normaal naar een tv-programma kijken. De trucjes zie je overal, zelfs in het journaal.”
Hoe zien jullie de toekomst van online events voor jullie?
Robert: “Voor onze producties geldt dat ik het belangrijk vind dat het platform de mogelijkheid gaat bieden om sneller zelf aanpassingen te doen. Daar moet meer flexibiliteit in komen. Dan kunnen de deadlines ook een beetje schuiven.”
Regina: “We zien een toekomst voor ons waarin we met AR mensen vanuit verschillende plekken in één ruimte kunt laten zijn. Daarnaast zien we dat organisaties hun online events meer gepersonaliseerd willen hebben, dus branding gaat een steeds grotere rol krijgen op platformen.
Jan-Willem: Wij zien een grote toekomst van online events! Door het grote bereik, het verminderen van reisbewegingen en de groeiende technische mogelijkheden voor creatieve en interactieve concepten.
Beeld: Ministerie van Buitenlandse Zaken, Wirtz Film & Experience, NEP The Netherlands en MediaMonks
