Een evenement zonder registratie? Dat bestaat bijna niet meer. Gelukkig zijn er diverse aanbieders van goede registratiesystemen en meer. aanmelder.nl is er daar één van. Deze software partner verrast met registratie, ticketing en streaming.
In plaats van aan hen te vragen hoe goed ze wel niet zijn, spraken we een opdrachtgever, namelijk Mariël Imthorn van BureauMK Events & Projecten. Want waarom werken zij al enkele jaren met aanmelder.nl?
Allereerst, wat is BureauMK?
“Mijn compagnon Kiki en ikzelf hebben BureauMK Events & Projecten zes jaar geleden opgericht, nadat we tien jaar bij een congresorganisatiebureau hadden gewerkt. Het ging meteen vanaf het begin goed met mooie opdrachten voor onder andere Starbucks, Rijkswaterstaat en diverse ministeries.”
Was er voor die bijeenkomsten ook een registratiesysteem nodig?
“Precies. Voorheen werd gewerkt met een eigen systeem van dat bedrijf, dus toen we voor onszelf begonnen gingen we op onderzoek uit wat er allemaal in de markt voorhanden was.”
Waarom hebben jullie toen voor aanmelder.nl gekozen?
“We vonden Event Management vooral erg gebruiksvriendelijk. Je hoeft geen programmeur te zijn om het te begrijpen en kunt er tegelijkertijd heel veel mee. Het is geen basic registratietool. Daarnaast bleken ze een hele fijne achtervang te hebben op het moment dat je ergens tegenaan loopt. Ook erg leuk is dat gebruikers om de zoveel tijd per mail gevraagd worden om te stemmen op features die in de pijpleiding zitten. De feature waar het meest op gestemd wordt, wordt daadwerkelijk ontwikkeld. Ik vind het echt leuk dat ze ons er zo bij betrekken.”
Zijn jullie ooit geswitcht van partij?
“Nee, we hebben echt alle systemen uitvoerig bekeken en getest. Ik vond velen te omslachtig. Daarnaast had aanmelder.nl toen al een betalingssysteem dat aan de registratie gekoppeld kon worden. Ook de mogelijkheid om een accreditatie te koppelen aan de registratie is erg fijn.”
Als je één ding mocht aanprijzen, wat is dat dan?
“Ik weet zo gauw niet één ding, maar, wat ik bijvoorbeeld een groot pluspunt vind is dat ze de mogelijkheid hebben om zeer complexe registratieformulieren te ontwikkelen. Dat is erg fijn als je werkt met meerdaagse events. Zo hadden wij een event dat ‘Week van het Werkplezier’ heette en dat hing aan elkaar van onafhankelijke keuzes. Men kon per dag kiezen waar ze aan wilden deelnemen. Uitklapvelden, en een melding als er overlap tussen verschillende onderdelen zat, zorgden ervoor dat deelnemers gemakkelijk door de registratie werden geleid.”
Klinkt als veel werk voor jullie? Waarom niet alles ‘over de schutting gooien’ bij een partij die alles voor je ontwikkelt ?
“Het is soms een puzzel, maar het valt heel eerlijk nog wel mee. Het grote voordeel is dat je nu zelf kunt bepalen hoe je het wilt en of je tevreden bent. Als je het uitbesteed, dan kost dat naast meer geld ook vooral meer tijd. En het is maar afwachten of het resultaat is zoals je in je hoofd hebt. Dat maakt mij veel minder flexibel richting mijn opdrachtgever.”
Als aanmelder.nl nog iets zou moeten ontwikkelen, wat is dat dan?
“Ze zijn continu bezig en adviezen worden bij genoeg feedback ook echt opgevolgd. Zo hebben ze laatst voor ons de wachtlijst functie toegevoegd voor deelnemers aan een event. Wat ik nog wel handig zou vinden is als er ook een wachtlijst voor losse workshops binnen een event komt. Daarnaast zou het fijn als de automatische Outlook-agenda meer op detail kan worden ingezet. Voor dat event wat een hele week duurt, kan er per dag een kalenderuitnodiging gemaakt worden, in plaats van de specifieke onderdelen waar de gasten aan deelnemen.”
Maken jullie ook gebruik van de Event Check-In?
“We waren altijd van het vooraf badges printen. Daar liep je dan veel te laat in het proces mee te stoeien met papier dat vastliep of waar scheef op geprint werd. Vervolgens hadden we een fase waarin we dat uitbesteden. Heel fijn, maar dan kan je last minute wijzigingen niet meer doorvoeren. Toen aanmelder.nl met Event Check-In kwam was dat het walhalla. Zij regelen vanaf nu voor onze registraties de printers en een begeleider en wij regelen de hostesses. En voor kleinere events krijgen we alle apparatuur per koerier verzonden. Super fijn.”
Hoe ervaar je het klantencontact?
“Ik vind het heel fijn dat ze zeer persoonlijk betrokken zijn. Ook al groeit het bedrijf hard, we voelen ons absoluut geen nummer. Ik weet niet of ze soms gek worden van ons, maar wij in ieder geval niet van hen. Ze denken telkens met ons mee. Dat is echt heel prettig.”
Heb je nog een kritische noot?
“Als ik mijzelf zo hoor dan klinkt het wel heel erg als een promotiepraatje, maar, ik ben er echt enorm enthousiast over. Andere systemen zijn vast ook goed, maar we voelen absoluut niet de behoefte om verder te kijken, omdat we nergens tegenaan lopen waar ze niet meegedacht hebben aan een oplossing . Ook omdat ze nog steeds in ontwikkeling blijven. Ik ben echt blij met ze.”
Beeld: BureauMK Events & Projecten
Van onze partners
