“Als je zegt dat events communicatie zijn, dan moeten bureau en opdrachtgever doorpakken” (Simon Renes, effectgroep*)

Simon, nog gefeliciteerd met de waardering tot beste bureau van Nederland.

“Dank, ik ben erg trots dat onze klanten ons werk echt waarderen.” 

Waarom denk je dat ze dat doen?

“Wij hebben als effectgroep* professionals in dienst die ieder in hun eigen discipline jarenlange opleiding en ervaring hebben en zichzelf oprecht communicatieprofessionals mogen noemen. Als je dat blend met talentvolle eventprofessionals, dan krijg je een eventconcept waar je echt wat aan hebt. Dat soms volledig afwijkt van wat opdrachtgevers verwachten. Wij geven met veel zekerheid dat advies, omdat we het ook echt kunnen staven. Het is veel meer te onderbouwen vanuit een theoretisch kader.”

Voor degenen die effectgroep* nog niet goed kent; hoe is het team ingericht?

“We zijn een blended agency voor digitale, live en crossmediale impact. Meerdere disciplines werken in klantteams aan oplossingen waar opdrachtgevers écht wat aan hebben. Denk daarbij aan services zoals live events, campagnes, design, branding, digital en arbeidsmarktcommunicatie. En dat allemaal onder één dak.”

Wat is het grootste voordeel van deze blended vorm voor het eventteam?

“Iedereen werkt vanuit zijn of haar eigen expertise aan oplossingen voor opdrachtgevers. Omdat dat allemaal op één werkvloer plaatsvindt, is het super gemakkelijk elkaar te vinden en van elkaar te leren. Voor het eventteam geldt dat ze veel hebben kunnen leren van het maken van campagnes. Bij campagnes en content wordt in stappen toegewerkt naar een meetbaar resultaat, van doelgroepanalyse en strategie tot conceptontwikkeling en campagnemanagement. Daarbij wordt alles gemeten met software en tooling. Als je dan zegt dat events een marketing-asset zijn, dan moet je die werkwijze en die focus op data ook gebruiken.”

Sterk uitgangspunt dat past bij de stelling dat events als communicatie moeten worden gezien. Hoe reageren opdrachtgevers hierop?

“We zien dat we merken aantrekken die samen met ons willen doorpakken, zodat events nog meer bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. En met doorpakken bedoel ik dat we sales, marketing, hr en communicatie aan tafel zetten en met hen het gesprek voeren over de impact die hun live event voor de hele organisatie kan maken. Simpel voorbeeld: het jaarlijkse personeelsfeest is een perfect moment voor contentcreatie voor arbeidsmarktcommunicatie en brand awareness. Zo moet je al je events onder de loep nemen en geïntegreerd aanvliegen. Bij veel bedrijven wordt nog niet zo gedacht.”

Verbazingwekkend toch eigenlijk, anno 2024?

“Het gaat langzaam, maar wel de goede kant op. Een event is een dure marketing-asset. Voor een congresdag of feestavond voor een paar honderd mensen ben je tienduizenden euro’s kwijt en dan doe je nog niet gek. Voor hetzelfde geld kan je flink wat content maken, media inkopen en bereik je over een langere periode duizenden mensen met een campagne. Precies daarover moet het gesprek gaan: hoe zorg je dat het event iedere marketing euro waard is”.

Hoe gaan we dat voor elkaar krijgen?

“Je hebt alle lagen en disciplines binnen een organisatie nodig om alle potentie uit een live event te halen. Met als groot voordeel dat er dan vaak ook meer budget beschikbaar komt.

Zodat het echt gedragen wordt en je ook kunt meten wat het resultaat van die events is?

“Precies. De ROI is enorm belangrijk. We zijn nu met een klant bezig die wil dat hun registratietraject wordt gekoppeld aan hun CRM-systeem. Dat is doorpakken. Daarmee genereer je data en klantinzichten in het hart van je organisatie. Onze solution-architect heeft een koppeling gerealiseerd waardoor dit mogelijk is geworden.”

Betekent dat ook een andere aanpak dan wat een regulier eventbureau doet?

“Ik hoor van opdrachtgevers dat wij als communicatiebureau de doelgroep uiterst serieus nemen. Dat klopt ook, we kopen onderzoeken of doen zelf onderzoek naar het gedrag van mensen. Die verdiepingsslag gaat veel verder dan doelgroepdenken wat je bij meer traditionele eventbureaus ziet. Het geeft strategische inzichten waarop je concepten ontwikkeld.”

Als je over awareness van events praat, dan komt ook social media steeds vaker om de hoek kijken. Wat vind je daarvan?

“Social media is misschien wel de redding van events. Waar je in de jaren negentig met een event alleen de bezoekers bereikte, zorgt contentcreatie er nu voor dat vanaf hetzelfde live event miljoenen mensen bereikt kunnen worden. Alles wordt gefilmd, gedeeld en iedere bezoeker deelt zijn ervaring met zijn volgers. Met die bril op ontwikkelen wij concepten en programma’s.”

Dat klinkt heel logisch. Handig zo’n volledig communicatie- en eventteam.

“We hebben de afgelopen jaren veel geïnvesteerd in de ontwikkeling van onze blend, zodat we met events veel meer impact kunnen maken. Daar ben ik, mede dankzij een zeer sterk team, erg trots op.”

Welke tips heb je voor collega-bureaus om hier stappen in te zetten?

• “Adviseren wat opdrachtgevers nodig hebben, ook al is dat anders dan ze vragen”
• “Niet op onderbuikgevoel strategie en concept ontwikkelen, maar op basis van data en inzichten over doelgroepen aan de slag gaan.”
• “Professionals in huis halen die opgeleid zijn als marketing- en/of communicatieprofessional en die mee laten werken aan strategie en concept.”

En welke tips heb je voor opdrachtgevers?

• “Events embedden in de hele organisatie, van bestuurskamer tot hr, sales, marcom en medewerkers.”
• “Events strategisch koppelen aan de organisatiedoelstellingen en geïntegreerd aanpakken en evalueren.”
  
• “Events niet stand alone opzetten, maar verbinden aan interne en externe campagnes.”
• “Eventregistratie koppelen aan software zoals Dynamics, Hubspot, een ATS, een CRM et cetera.”
• “Events zien als een moment voor bezoekers om content te maken en te delen.”

Dank voor de inzichten en tips. Hiermee kunnen we ‘de bitterbal’ nog verder achter ons laten.

Beeld: Lizet Beek, effectgroep*