Event voor 100 jaar jubileum was bij eerste concept van EventZ al meteen bullseye

Hoe kwamen jullie met EventZ in contact?

“Sinds 2001 organiseert EventZ samen met mijn vader het jaarlijkse personeelsfeest. Ook de tussenliggende kroonjaren verzorgde EventZ. Dat was elke keer een succes, met telkens een wisselend thema en locatie. Twee jaar geleden kwam René, slim als hij is, met de vraag of hij een keer mocht brainstormen voor het aankomende jubileum. Hij kent ons en onze doelgroep goed, dus daar gingen we graag op in.”

Met welke aanvraag gingen jullie de brainstorm in?

“René is bij ons op kantoor gekomen en toen zijn we eigenlijk in de breedte gaan brainstormen. Zo twijfelden we nog of we niet met al het personeel een weekend weg wilden. Uiteindelijk viel dat af en kwamen de kaders voor een feest op eigen locatie al snel tot stand. Zo wilden we dat het een beleving werd door verschillende ruimtes, zodat we bleven verrassen. Tegelijkertijd moest het niet over de top zijn, maar moest vooral het familiaire, feestelijke gevoel terugkomen. En we wilden Bas van Werven, presentator bij BNR Nieuwsradio, als host voor het officiële gedeelte hebben. Met die aantekeningen onder zijn arm is René weg gegaan en drie weken later teruggekomen.”

Waren jullie enthousiast van zijn voorstel?

“Hij nam meteen een aantal mensen uit zijn team mee, zoals Marc van Laere voor het entertainmentgedeelte en Gerben van Raak voor de aankleding en styling. Ze lieten meteen de tekeningen en plattegronden zien en namen ons op die manier mee in de hele beleving. Het grappige is dat die eerste tekening van anderhalf jaar geleden nagenoeg gelijk is aan de uiteindelijke indeling. Dat zegt genoeg over hoe enthousiast we meteen werden van het eerste idee. We hebben er nauwelijks aan geschaafd.”

Hoe verliep vervolgens de samenwerking?

“Dat ging zoals altijd heel prettig. Gedurende het traject gingen we meer in detail op steeds wisselende elementen in, zoals de catering, de artiesten etcetera. Er komt natuurlijk een hoop op je af, zeker naarmate de datum dichterbij komt. Ik denk dat vooral onze facilitaire man, die verantwoordelijk was voor de hal waar het event plaatsvond, soms wat hectiek ervaarde. Maar het mooiste was vooral dat veel medewerkers nieuwsgierig kwamen kijken tijdens de opbouw en iedereen graag wilde helpen. Dus volgens mij ging alles heel goed. Of René moet het heel goed verborgen hebben kunnen houden.”

Hoe verzorgden jullie de communicatie met de gasten?

“Mijn zusje studeert Hotel en Eventmanagement, dus die heeft dat met een communicatieplatform opgepakt. We vinden het ook leuk om dat zelf te doen, want dan kun je de vragen van gasten rechtstreeks beantwoorden en voel je wat er bij hen leeft. Met succes, want we gingen van 750 gasten uit en die zijn uiteindelijk ook gekomen.”

Dan is het ineens 28 september. Hoe werd je wakker?

“Al om half vijf ‘s ochtends. Ik stond stijf van de zenuwen. Ik ging toch 750 mensen ontvangen en dan ga je je toch afvragen of overal wel aan gedacht is. Uiteindelijk ben ik naar de kapper en in de make-up gegaan en was ik om 15.00 uur aanwezig voor de generale repetitie. Ik zou namelijk ook op het podium verschijnen tijdens het officiële gedeelte. Vanaf dat moment is alles heel snel gegaan. Voor ik het wist zat ik om 01.00 uur weer in de taxi op weg naar huis.”

Hoe heb je de avond beleefd?

“Het voelde alsof ik enorm geleefd werd. Daardoor heb ik ook niet alles gezien. Terwijl er zoveel moois te beleven was. Van de plenaire ontvangst met lasershow en 750 mini-flesjes om mee te proosten tot een divers aanbod qua catering en entertainment. Er gebeurde zoveel; een dj, een saxofonist, danseressen in mooie pakjes, mensen die in de lucht hingen, acteurs, VR-beleving. Daardoor bleef het de hele avond genieten.”

Hoe vond je de culinaire invulling?

“Daar waren de reacties ook positief over. Er was ook echt genoeg om van te genieten. Waarbij we natuurlijk bij de vlees- en visgerechten veel eigen groenten en fruit hebben verwerkt. Daarnaast hebben we ook de Rode Paprika supersoep geserveerd; een soep die we maken van anders te verspillen paprika’s.”

Was er ook iets wat je een volgende keer anders zou doen?

“Ik kan eigenlijk niets bedenken. Het enige wat ik dan zou doen is beter inschatten hoe succesvol Joel Borelli is. Hij had zoveel chemie en interactie met het publiek, dat het voor de dj daarna lastig was om die energie meteen te evenaren. Uiteindelijk kwam dat na een paar nummers helemaal goed.”

Rest mij nog één vraag: zou je EventZ aan andere organisaties aanraden?

“Zeker weten. Er werken bij Eventz mensen met ervaring die een hele fijne manier van communiceren hebben. Daarnaast kunnen ze goed luisteren naar de vraag en nemen ze alles uit handen. Top.”

Beeld: Eventz, Sjoerd Fotografie