Event Station en Intersettle tonen uitstekend teamwork tijdens complexe productie

Een uitdagende opdracht

Tijdens DelfSail, het vijfjaarlijkse event in en rondom de haven van Delfzijl, organiseerde Royal Wagenborg een vierdaags event voor personeel en relaties. Waar? Op de Wagenborgkade waar helemaal geen facilitaire voorzieningen voorhanden zijn, maar wel klok rond bedrijvigheid is. “Dan weet ik dat ik bij Intersettle moet zijn. We werken al meer dan 30 jaar met hen samen en zijn erg blij met hun werk,” aldus John. “Dat zit hem in het feit dat ze hun tanden zetten in de meest complexe producties, waar dit er één van was. Maar ook in de betrouwbaarheid, vanwege het prachtige materiaal dat ze hebben en omdat ze altijd proberen te vernieuwen. Ook belangrijk als je, zoals in dit geval, koningin Máxima op bezoek krijgt tijdens het event.”

Marlou: “Het was inderdaad een uitdagende aanvraag. Speciaal voor dit event werd de kade tijdelijk vrijgegeven, maar daardoor hadden we slechts zeer beperkt de tijd voor de op- en afbouw. Daar komt bij dat de kade vaste maten heeft, waarbinnen zoveel mogelijk vierkante meters gebouwd moesten worden. Een aanpassing of toevoeging links op het terrein had meteen invloed aan de rechterkant. Het was een complexe puzzel die, mede door diverse wijzigingen in het programma, uiteindelijk 27 tekeningen kostte voordat we er definitief uit waren. Het geeft een kick als uiteindelijk alles past binnen de wensen van de klant.”

Maatwerk met een hoofdletter M

Hoe complexer de aanvraag, hoe blijer ze op het kantoor van Intersettle worden. Dat ervaart ook John. “Het was een continu gevecht tussen de beschikbare ruimte en hetgeen we nodig hadden. Zeker als de aanvraag steeds groter wordt.”

Marlou vult aan: “Het zijn niet enkel de accommodaties, maar ook de toiletwagens, de kachels en andere zaken die vierkante meters opsnoepen. Gelukkig zijn we een one stop shop, zodat we voor John en de opdrachtgever ook het tapijt, het sanitair en de klimaatbeheersing goed konden verzorgen op het gewenste niveau. Uiteindelijk hebben we 3.000 m2 aan accommodaties geplaatst waaronder een entree, een foodcourt en een plenaire zaal. Inclusief verschillende structuren, zoals de Vision Wings voor een VIP hospitality uitstraling. Dit waren dé eyecatchers bij zowel de ingang als op de mooiste plek aan de kade met uitzicht op het water.”

“Elke aanvraag is maatwerk voor ons. En dat vinden we heerlijk. Zeker bij een speciale aanvraag als deze vertalen we de aanvraag naar 3D-tekeningen of zelfs een film waarin je als een ‘flight through’ door de accommodaties heen gaat om een goed beeld te krijgen van hoe het er uit komt te zien. Ook daarvoor geldt; het is voor een opdrachtgever fijn dat we alles in house hebben, omdat je daardoor maar één aanspreekpunt hebt,  we snel kunnen schakelen en alles visueel kunnen vertalen.”

Op dit vertrouwen kan je bouwen

John: “Wat ik erg prettig vind is dat ik niet alleen Marlou, maar ook de medewerkers in de uitvoering al jaren ken. Dat voelt niet alleen vertrouwd, maar zorgt er ook voor dat er efficiënt gewerkt kan worden. En ook dat je last minute nog zaken kunt wijzigen, zonder dat daar moeilijk over wordt gedaan. Het wordt gewoon geregeld.”

“Daar komt bij dat die jongens ook echt zorgen dat alles afkomt. Niets zo onvoorspelbaar als het weer. Op dagen dat het goed weer was, werd er zo hard mogelijk gewerkt, en ook buiten reguliere kantoortijden, om een voorsprong te creëren. Die commitment vind ik erg fijn.”

Op de vraag of er nog meer aanvragen aan zitten te komen voor een nog sterkere samenwerking, antwoordt John: “We werken intensief samen, waarbij we elkaar over en weer inzetten waar nodig. We gebruiken echt elkaars krachten en dat zie je terug in het eindresultaat.”

Als we dat zo horen, dan achten we de kans zeer groot dat Event Station en Intersettle elkaar nog veel vaker gaan tegenkomen.

Beeld: Event Station